Analisa SWOT

        Analisa SWOT adalah sebuah bentuk analisa situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif (memberi gambaran). Analisa ini menempatkan situasi dan kondisi sebagai sebagai faktor masukan, yang kemudian dikelompokkan menurut kontribusinya masing-masing. Satu hal yang harus diingat baik-baik oleh para pengguna analisa SWOT, bahwa analisa SWOT adalah semata-mata sebuah alat analisa yang ditujukan untuk menggambarkan situasi yang sedang dihadapi atau yang mungkin akan dihadapi oleh organisasi, dan bukan sebuah alat analisa ajaib yang mampu memberikan jalan keluar yang “cespleng” bagi masalah-masalah yang dihadapi oleh organisasi / perusahaan.Analisa SWOT terbagi atas empat komponen dasar yaitu :

S = Strength (Kekuatan).
Adalah situasi atau kondisi internal yang merupakan kekuatan dari organisasi / perusahaan pada saat ini. Alternatif untuk menentukan apa saja yang termasuk dalam komponen ini adalah dengan mencoba untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : 

• Apa keuntungan yang dimiliki oleh organisasi / perusahaan anda? 
• Kemampuan apa yang bisa dilakukan oleh organisasi / perusahaan anda lebih baik daripada yang bisa dilakukan oleh organisasi / perusahaan lain ? 
• Sumberdaya unik atau berbiaya rendah apa yang organisasi / perusahaan anda miliki dan organisasi / perusahan lain tidak ? 
• Apa yang orang lihat dalam pasar anda sebagai kekuatan anda? 
• Faktor apa saja yang membuat anda bisa mencapai penjualan produk yang tinggi selama ini?

        Untuk mendefinisikan kekuatan yang anda miliki pertimbangkan juga faktor kompetitor.
Contoh : Jika semua kompetitor anda memiliki kualitas tinggi pada produk mereka, maka kualitas tinggi tidak lagi menjadi kekuatan di pasar sehingga tidak perlu dimasukkan ke dalam komponen strength.

W = Weakness (Kelemahan).
Adalah situasi atau kondisi internal yang merupakan kelemahan dari organisasi atau perusahaan pada saat ini. Untuk mengetahuinya, cobalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : 

• Apa yang sebenarnya bisa anda tingkatkan ? 
• Apa yang seharusnya bisa anda hindari ? 
• Apa yang dilihat oleh orang-orang di pasar anda sebagai kelemahan anda? 
• Faktor apa saja yang membuat penjualan anda lebih rendah dari orang lain?

        Untuk mendifinisikan komponen ini cobalah untuk selalu jujur pada diri sendiri dan dengarkan orang lain, karena kadang sulit bagi kita mengakui kelemahan diri sendiri. Pandangan orang lain kadang lebih objektif dan lebih mengena daripada pandangan diri sendiri. Bersiaplah menghadapi kenyataan yang tidak mengenakkan di mata anda.

O = Opportunity (Peluang).
Adalah situasi atau kondisi eksternal yang merupakan peluang untuk berkembang bagi organisasi/perusahaan di masa depan. Untuk mengetahuinya, cobalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : 

• Apa peluang bagus yang sedang anda hadapi saat ini? 
• Trend menarik apa yang sedang menjadi perhatian anda saat ini? 

Peluang yang bagus seringkali datang dari hal-hal sebagai berikut: 

• Trend perkembangan teknologi dan pasar baik skala luas atau sempit. 
• Perubahan peraturan/kebijakan pemerintah yang berkaitan dengan bidang anda. 
• Perubahan sosial budaya, populasi, gaya hidup, dll.

T = Threat (Ancaman).
Adalah situasi atau kondisi eksternal yang merupakan ancaman bagi organisasi/perusahaan dan dapat mengancam eksistensi organisasi/perusahaan di masa depan. Untuk mengetahuinya, cobalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : 

• Apa rintangan yang anda hadapi ? 
• Apa yang dilakukan oleh kompetitor anda yang seharusnya membuat anda
  khawatir ? 
• Apakah spesifikasi yang dibutuhkan dalam pekerjaan, produk, atau pelayanan
  anda telah berubah? 
• Apakah perkembangan teknologi mengancam keberadaan anda? 
• Apakah anda memiliki masalah dengan cash-flow finansial anda? 
• Apakah ada kelemahan anda yang benar-benar bisa berubah menjadi ancaman
• bagi anda?.

        Teknik ini dibuat dan pertama kali di gunakan oleh Albert Humphrey, yang memimpin proyek riset pada Universitas Stanford pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dengan menggunakan data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500.
        Identifikasi SWOT sangat penting karena langkah-langkah berikutnya dalam proses perencanaan untuk pencapaian tujuan yang dipilih mungkin berasal dari SWOT.
Pertama, para pembuat keputusan harus menentukan apakah tujuan dapat dicapai. Jika tujuannya tidak tercapai, maka tujuan yang berbeda harus dipilih dan proses berulang dari awal.
        SWOT diawali dengan melakukan review pernyataan visi dan misi, yang dilanjutkan dengan review terhadap tujuan, sasaran, strategi, rencana, dan kebijakan yang ada. Setelah dilakukan review terhadap situasi saat ini dan masa lalu, mulailah dilakukan analisis SWOT. Melalui analisis ini, data-data dikumpulkan guna menjawab pertanyaan mengenai kondisi organisasi saat ini dan di masa depan (strengths, weaknesses) serta prediksi mengenai pasar / industri yang dimasuki (opportunities, threats). Berdasarkan analisis SWOT, rekomendasi dibuat guna menentukan strategi alternatif yang terbaik bagi organisasi.
Analsis SWOT dapat dibagikan dalam lima langkah:
1. Menyiapkan sesi SWOT.
2. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan.
3. Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman.
4. Melakukan ranking terhadap kekuatan dan kelemahan.
5. Menganalisis kekuatan dan kelemahan.


Langkah-langkah penerapan :
Langkah 1
Menyiapkan sesi SWOT.
SWOT kemungkinan akan menghabiskan waktu 50 - 60 menit. Peserta dibagi dalam kelompok dengan maksimum 6 orang per kelompok. Dengan menggunakan alat curah pendapat memilih pelayanan atau komponen pelayanan yang akan dianalisa. Dengan menggunakan alat curah pendapat memilih pelayanan atau komponen pelayanan yang akan dianalisa. Setiap kelompok membuat sebuah matriks SWOT sesuai dengan contoh. Siapkan kartu dan kertas flipchart untuk setiap kelompok. Tentukan seorang Pencatat. Tugas Pencatat adalah mengisi matriks SWOT. 

Langkah 2
Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan.
Dengan menggunakan curah pendapat, tulis pada kartu semua kekuatan di dalam organisasi (internal). Kekuatan bisa berupa, tenaga trampil, gaji, sarana. Setelah kartu diisi tempelkan pada kertas flipchart. Setelah selesai menyusun kekuatan internal, dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan kelemahan di dalam organisasi (internal) pada kartu lalu ditempelkan pada flipchart.

Langkah 3
Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman.
Dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan semua kesempatan di luar organisasi (kesempatan ekstern) yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan pelayanan atau atasi sebuah masalah. Ini bisa berupa latihan, tenaga baru, peraturan baru dan seterusnya. Dengan menggunakan curah pendapat, buatlah daftar ancaman di luar organisasi (ancaman eksternal) yang dapat menghalangi pemecahan masalah.

Langkah 4
Melakukan rangking terhadap kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang.
Daftarkan dalam kolom masing-masing: kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang. Buatlah ranking setiap kolom. Yang perlu dipikirkan adalah pentingnya kesempatan / ancaman dan berapa besar kemungkinan kesempatan / ancaman tersebut memang akan ada. Begitu juga dengan ancaman dan peluang.

Langkah 5
Menganalisis kekuatan dan kelemahan.
Masukan kekuatan dan kelemahan masuk matriks SWOT. Kekuatan diisi sesuai ranking yang telah dikerjakan, kekuatan yang paling besar di atas, yang kurang besar di bawah. Setelah kekuatan diisi, disusul dengan kelemahan. Masukan kesempatan dan ancaman di dalam kolom. Hubungkan kekuatan dan kelemahan dengan kesempatan dan ancaman. Kombinasi di mana kekuatan bertemu dengan kesempatan adalah keadaan yang paling positif. Keadaan ini harus dipelihara dengan baik supaya tetap ada. Kombinasi kelemahan dan ancaman adalah keadaan yang paling negatif dan harus dihindari. Setiap kombinasi diperiksa ulang kalau memang merupakan jalan keluar untuk mengurangi kelemahan atau ancaman. Analisis SWOT bukanlah akhir dari proses. Untuk memanfaatkan sepenuhnya alat ini, anda perlu menentukan rencana tindak lanjut. Juga alat ini cenderung berdasarkan pada "pendapat" dan indikator-indikator kualitatif dan belum tentu pada "kenyataan".